Las copias de seguridad de los documentos y datos digitales son vitales para cualquier empresa o negocio. ¿Te imaginas perder documentos relevantes como facturas, informes, pedidos de clientes, estudios o trabajos, etc.?
Hoy en día se recurre a muchas aplicaciones empresariales en la nube que brindan copias de seguridad en sus propios servidores, como Sage 50 Cloud, pero no todos los documentos e información de un negocio se genera con este tipo de herramientas.
Quizás tengas documentos Word o PDF con contratos, acuerdos, nóminas… archivos de diseño gráfico, informes que has encargado, hojas de cálculo…
Es conveniente contar con algún servidor NAS, unidad de disco o espacio de almacenamiento, ya sea local o en la nube, en la que almacenar todos nuestros documentos… y hacer las oportunas copias de seguridad de esa unidad o espacio.
Hay que tener en cuenta ciertos factores que definirán nuestra política de copias de seguridad. Son aspectos a considerar seriamente para no encontrarnos con problemas y sorpresas inesperadas cuando necesitemos restaurar una copia completa o algún fichero concreto.
Vamos a ver algunos de estos aspectos más importantes.
Frecuencia de las copias de seguridad
¿Cuándo realizar las copias?, ¿semanalmente?, ¿diariamente?, ¿varias veces al día?… La respuesta dependerá de cuanta información generemos y de la relevancia de la misma.
Si nuestro negocio genera documentos relevantes casi a diario, quizás debamos hacerla diariamente. Si continuamente se produce información nueva, quizás sea buena idea hacer 2 o 3 copias diarias… Pero si no generamos mucha información de una semana a otra, no tiene sentido hacer copias diarias. Lo adecuado en este caso será realizar una copia semanal.
Ubicación de las copias de seguridad
¿Dónde almacenar las copias de seguridad? ¿Es suficiente hacerlo en la nube? ¿En algún dispositivo extraíble (pendrive)?
Lo ideal sería guardar las copias de seguridad en varios lugares distintos, pero controlados. Hacemos hincapié en lo de controlados, ya que si almacenamos las copias en unidades portátiles y extraíbles, éstas pueden perderse, pasar de «mano en mano», etc.
Guardar las copias en una única nube, o en un único disco duro local o servidor NAS, es apostar a que ese disco o red nunca se va a estropear, o tener filtraciones, perdidas de información, etc.
Nosotros por lo general solemos realizar copias en alguna unidad de almacenamiento local y también en algún espacio de almacenamiento en la nube.
De esta manera, si se estropea el disco o el dispositivo local contamos con la copia en la nube. Y viceversa: si hay algún problema con los servidores o el servicio de almacenamiento en la nube, podemos rescatar la información de la unidad local.
¿Copias incrementales o completas?
Las copias incrementales son aquellas en las que sólo se incluyen la información modificada o los nuevos documentos generados. Por tanto ocupan mucho menos espacio que una copia completa de toda la información.
Como ejemplo, una política de copias de seguridad que suele ser habitual en servidores de sitios web, es la de hacer una copia completa a la semana, y diariamente realizar copias incrementales con la información que haya variado.
Con esto ahorramos espacio y a la vez no hay mayor problema a la hora de rescatar la información, ya que tenemos los ficheros base (copia completa) y las modificaciones hasta el día que necesitemos restaurar.
Automatización de las copias de seguridad
Lo ideal es recurrir a algún programa o aplicación de copias de seguridad que las realice en el momento que hayamos indicado o configurado.
Hacer las copias de seguridad de forma manual no suele ser buena idea, ya que nos quita tiempo, podemos olvidarnos de hacerlas… si las automatizamos se seguirán haciendo aunque estemos de vacaciones.
¿En qué momento realizar las copias de seguridad?
Dependerá de cada negocio y actividad, pero el sentido común nos dicta no hacer una copia de seguridad de un sitio web o de los datos de una aplicación en periodos de máxima actividad.
Quizás podamos hacerla por la noche, de madrugada. Si se trata de ficheros y documentos de nuestra red local, al acabar la jornada laboral, en tiempos de pausa para el almuerzo, etc.
Protección de las copias de seguridad e integridad de los datos
Las copias contendrán toda o gran parte de la información digital de nuestro negocio. Por tanto sería interesante proteger las copias de personas o accesos no autorizados.
Para ello es habitual encriptar las copias mediante algún algoritmo de cifrado, y sobre todo controlar el acceso a los soportes que las contienen.
Deberemos establecer políticas y controles adecuados para la protección de las copias y de la integridad de los datos que contienen.
Por ello es por lo que se suele designar una única persona (o dos) responsable de las copias y de sus soportes, encriptar la información, hacer pruebas de restauración para comprobar que se están realizando las copias correctamente, etc.
Conclusiones
Como veras, hay muchos aspectos a considerar (estos son sólo alguno de los más importantes) para poner a buen recaudo la información y los datos de nuestro negocio.
El INCIBE (Instituto Nacional de Ciberseguridad) ha elaborado una guía muy interesante en PDF sobre copias de seguridad para empresarios. También un artículo muy práctico sobre copias de seguridad para la ciudadanía.
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