Aunque la obligatoriedad del registro de jornada laboral lleva en vigor desde 2019, las exigencias de la Inspección de Trabajo se han endurecido drásticamente. En pleno 2026, el cerco sobre los fraudes en las horas extras y el presentismo ha provocado que llevar el control horario en papel o en hojas de Excel manuales sea un riesgo inasumible para cualquier PYME.
Si ante una inspección no puedes garantizar la inalterabilidad de los datos de fichaje de tus empleados, te expones a sanciones económicas severas. En este artículo te explicamos cuáles son las multas actuales y cómo un software de control horario digital puede blindar a tu empresa.
¿Cuáles son las multas por incumplir la ley de control horario?
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica los incumplimientos del registro de jornada como una infracción grave. Dependiendo de la magnitud del error, la intencionalidad o el tamaño de la empresa, la Inspección de Trabajo establece las siguientes multas:
- Grado mínimo: De 751 a 1.500 euros.
- Grado medio: De 1.501 a 3.750 euros.
- Grado máximo: De 3.751 a 7.500 euros.
Cabe destacar que la sanción no se impone por trabajador, sino por empresa. Sin embargo, si la inspección detecta que la falta de registro oculta horas extras no pagadas, se pueden sumar sanciones adicionales por impago de salarios y cotizaciones a la Seguridad Social, multiplicando exponencialmente el coste de la multa.
Los 4 errores más comunes que provocan sanciones en las PYMES
Muchos negocios son multados no por mala fe, sino por utilizar sistemas obsoletos. Estos son los fallos que más detectan los inspectores:
1. Seguir usando hojas de papel firmadas
El papel permite tachaduras, modificaciones a posteriori y firmas en bloque (firmar toda la semana el viernes). Para la Inspección de Trabajo de 2026, el papel ya no garantiza la fiabilidad ni la inalterabilidad de los datos, siendo motivo frecuente de invalidación del registro.
2. No registrar las pausas o descansos
El registro debe reflejar la hora exacta de inicio y finalización de la jornada. Si un empleado tiene un turno partido o hace pausas para comer, el sistema debe registrar esos cortes. De lo contrario, se presumirá que todo el tiempo entre la entrada y la salida es tiempo de trabajo efectivo.
3. Incapacidad de presentar los datos al momento
La ley exige que los registros estén accesibles en el mismo momento de la inspección para los trabajadores, sus representantes y los inspectores. Si tu respuesta es «tengo que pedirle al gestor que me envíe el Excel», serás sancionado.
4. No conservar los registros durante 4 años
Es obligatorio guardar el historial de fichajes de todos los empleados (incluso los que ya no están en la empresa) durante cuatro años. Perder un archivador físico o un archivo de Excel local es un riesgo demasiado alto.
¿Por qué la digitalización es la única solución segura?
Implantar un software de control horario elimina de raíz todos los riesgos legales mencionados y, además, optimiza la gestión de Recursos Humanos.
Un sistema digital te garantiza:
- Inalterabilidad y trazabilidad: Queda registrado quién ficha, a qué hora, desde dónde (geolocalización) y si se hace alguna modificación (y quién la hace).
- Acceso inmediato en la nube: Ante una inspección, puedes generar un reporte en PDF inalterable en cuestión de segundos, desde cualquier dispositivo.
- Adaptación al teletrabajo: Los empleados pueden fichar desde una App en su móvil o desde el navegador, cumpliendo con la normativa en modelos híbridos o 100% remotos.
Woffu y Nadilux: La tecnología que tu empresa necesita
En Infogestión, sabemos que cada empresa tiene necesidades diferentes. Por eso, integramos las mejores soluciones del mercado para el control de presencia:
- [Woffu]: Una plataforma líder que no solo soluciona el fichaje, sino que digitaliza toda la gestión del tiempo: ausencias, vacaciones, turnos rotativos y comunicación interna. Es ideal para empresas que buscan modernizar por completo su departamento de RRHH.
- [Nadilux Control Horario]: Una solución ágil y potente que se integra a la perfección con tu ecosistema actual y es ideal para llevar un control estricto de los tiempos, muy valorado en empresas de servicios técnicos o mantenimientos.
Protege tu negocio hoy mismo
No esperes a recibir una notificación de la Inspección de Trabajo para modernizar tus procesos. El coste de implantar un software de control horario es ínfimo en comparación con las sanciones a las que te expones.
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