La época en la que la gestión de un negocio, por pequeño que sea, se realizaba a mano con cuadernos y bolígrafos ha quedado atrás, como era habitual en los años 70 y 80. Posteriormente se sustituyeron los cuadernos físicos por libros de aplicaciones como Excel.
Hoy en día esto tampoco tiene sentido. Estamos en un mundo tecnológico con multitud de aplicaciones que permiten gestionar el día a día de cualquier negocio de forma más eficiente. Hoy, todo autónomo o empresario gestiona su negocio desde un ordenador, tablet o móvil, con aplicaciones específicas y ficheros digitales.
Son los programas o aplicaciones de gestión empresarial, también denominados ERP (siglas de Enterprise Resource Planning, o planificación de recursos empresariales).
Por pequeño que sea una tienda o negocio, el usar este tipo de software aumenta la eficacia, la productividad, el control sobre tus finanzas, el grado de conocimiento de cómo van las cosas…
Habitualmente nos encontramos con una serie de dudas (casi siempre las mismas) al plantear la utilización de este tipo de software. Así que vamos a plantearlas y tratar de dar una respuesta clara.
Empecemos por el principio…
¿Qué es un software de gestión empresarial?
Es una aplicación informática que se encarga de gestionar procesos básicos de cualquier negocio, como pudiera ser el registro de gastos e ingresos, presupuestos, facturas, clientes… es decir, la contabilidad y las finanzas. También pueden abarcar otras áreas como los recursos humanos (empleados, nóminas, vacaciones, bajas, etc.) o almacén (catálogo de productos, inventario y stock, pedidos a proveedores, etc.), por citar otras áreas.
Toda esta gestión se realiza en una misma plataforma. Puede ser un software que se instala en tu ordenador, o usarse en la nube usando cualquier navegador de internet.
Además, es habitual que permitan establecer ciertas automatizaciones de tareas y procesos, con lo que se continúa contribuyendo a aumentar la productividad.
¿Cuáles son los beneficios de implementar un ERP?
Como toda la información básica está en un mismo lugar, se puede obtener fácilmente informes y gráficas que permitan saber con facilidad el estado de tu negocio, como balances, previsiones de ingresos, de gastos, de beneficios, etc. Esto redunda en la mejora de toma de decisiones.
También se aumenta la productividad y se reducen los costes al emplear un mismo sistema informático que permite gestionar todo desde una misma interfaz, y automatizar ciertas tareas.
¿El ERP se puede adaptar a mi empresa?
Muchas de las soluciones ERP tienen multitud de parámetros configurables para adaptar el software a las características y condiciones de cada empresa, negocio o actividad.
Permiten añadir módulos adicionales para extender las funcionalidades del ERP, o incluso en ciertos casos, desarrollos a medida para que se ajusten a las necesidades del cliente.
Muchos ERP pueden integrarse además con otros sistemas, aplicaciones y software relevantes del mercado, como sistemas de correo electrónico colaborativo como Office 365, de e-mail marketing, CRM, comercio electrónico y tiendas online, etc.
¿Cuánto tiempo llevará implantar un ERP en mi empresa?
Depende mucho de las dimensiones y características de la empresa, de si es de nueva creación o ya está en marcha y hay que incorporar información desde otras fuentes.
En el caso de pequeños negocios, puede ser desde unos pocos días a varias semanas.
En cualquier caso, si nunca has usado ni configurado un software de este tipo, es aconsejable contar con el acompañamiento de algún consultor o especialista en sistemas ERP que nos guíe en el proceso, facilitándolo y reduciendo los tiempos de implantación, así como posibles errores de configuración.
¿Cuánto costará implementar un sistema ERP?
Por un lado tenemos el precio de la licencia del software, que puede ser de pago mensual, trimestral, anual… El pago de estas licencias dependerá del tamaño de la empresa y número de usuarios, así como de las características, módulos y áreas distintas que se necesiten gestionar.
En cualquier caso, el coste de la licencia de un ERP reputado y consolidado, orientado a pequeños negocios, puede estar en la horquilla de los 400-700€ anuales.
Por otro lado, está el coste del consultor o especialista ERP, o del servicio de soporte del fabricante del ERP, si los queremos contratar para que nos asesoren y configuren el software a la forma de trabajar y características de nuestra empresa.
¿Se garantiza la seguridad de los datos y las copias de seguridad?
En el caso de ser un ERP en la nube accesible desde un navegador de internet, es el propio fabricante del ERO quien suele encargarse de mantener los datos a buen recaudo en sus servidores y establecer una política adecuada de copias de seguridad, con posibilidad de restauración en caso de desastre o pérdida de datos.
Si el ERP es un software instalado en un equipo o en una red local, es habitual que sea el cliente quien se encargue de gestionar el almacenamiento y custodia de las copias de seguridad. Muchos ERP permiten, desde la propia aplicación, ordenar la realización de una copia de seguridad, así como opciones para restaurar una de ellas.
¿Cómo se llevan a cabo las actualizaciones del sistema ERP?
Nuevamente debemos diferenciar entre un ERP en la nube frente a uno instalado localmente en nuestros equipos.
Los fabricantes realizan actualizaciones cada pocos meses, ya sean para corregir errores, mejorar la interfaz, la usabilidad, añadir nuevas características…
Si se trata de un ERP en la nube el proceso será prácticamente transparente, ya que toda la infraestructura corre a cargo del fabricante. En todo caso nos notificarán de paradas programadas en el servicio (normalmente por las noches) y de las nuevas mejoras o correcciones que van a introducir con las nuevas versiones.
En el caso de un ERP instalado localmente en nuestros ordenadores, mientras tengamos una licencia en vigor el fabricante nos suministrará un fichero ejecutable cuando haya una actualización disponible, para que podamos llevarlas a cabo cuando mejor nos convenga en cada uno de los equipos en los que tengamos instalado el software.
¿Cómo formar a los usuarios del ERP?
Muchos fabricantes de ERP proporcionan diferentes recursos como manuales, documentos, foros, FAQ (preguntas frecuentes) para que puedas resolver las dudas más comunes, tanto tuyas como de tus empleados en la utilización del software.
No obstante, puedes contratar formación presencial u online para formar a los usuarios en la utilización del software y sacarle el máximo provecho. Esta formación la ofrece el fabricante de forma directa o a través de colaboradores acreditados (partners).
Conclusiones
En definitiva, te resumimos algunos puntos claves derivados de todas estas cuestiones:
- Un ERP aumenta la productividad y eficacia de los negocios, así como el control y el conocimiento que se tiene del mismo.
- sus coste es asumible y compensa con creces.
- se adapta a tu negocio y se integra con otras aplicaciones.
- es aconsejable contar con expertos que se encarguen de escoger el mejor ERP para ti, configurarlo, adaptarlo, e incluso formar a las personas que usarán la aplicación.
Esperamos haberte aclarado algunas dudas. Si te has planteado usar algún ERP, seguramente te hayas plateado algunas de ellas.
Aprovechamos para recordarte que INFOGESTIÓN es partner acreditado de SAGE. Somos especialistas en Sage50 y Sage 200, encargándonos de implantaciones de este tipo de software, adaptaciones a medidas si se requieren, y hasta de la formación del personal que usará la plataforma. Te acompañamos en todo el proceso.
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