En el mercado hay una gran oferta de software de gestión empresarial ERP, unas más extendidas y contrastadas que otras, de desarrolladores de renombre, otras más novedosas que prometen sencillez y una rápida implantación, otras que atraen por su bajo coste, etc.
Elegir el mejor software ERP para tu empresa es una decisión importante como emprendedor o responsable de un negocio, puesto que va a tener un gran impacto en la eficiencia de ciertas operaciones.
Antes de ponerte a contactar con vendedores, revendedores, consultores y desarrolladores de ERP, es importante que conozcas ciertos factores o aspectos que son clave en la elección de un software ERP:
1. Personalización y necesidades específicas
¿Tu empresa tiene una forma peculiar de trabajar? ¿tienes procesos específicos que difieren de la norma de tu sector? Evalúa tus procesos únicos, e identifica aquellas áreas que podrían beneficiarse de la automatización en la gestión de los datos.
Una vez identificados valora o consulta con el desarrollador si su software ERP se ajusta a tus necesidades, si se puede adaptar y personalizar convenientemente.
2. Facilidad de uso
Opta por un software con una interfaz moderna, intuitiva y fácil de usar. Que las tareas y la información se puedan introducir, editar y mantener lo más rápidamente posible. Esto mejorará la adopción del nuevo software ERP por parte del personal, y el tiempo necesitado para adaptarse o aprender a usar el nuevo entorno.
3. Compatibilidad e integración con otras plataformas
Quizás en tu empresa se utilice un sistema de correo determinado, como Office365, o cualquier otro. Quizás un software contable aparte, un gestor documental, algún programa externo de reservas, tienda online…
Un plus a considerar, y a veces una necesidad básica, es que el software ERP elegido se pueda integrar, conectar o comunicar en cierta forma con estos otros sistemas y aplicaciones empleadas en tu empresa. Es vital para evitar redundancia de datos, ineficiencias en los procesos y problemas de contabilidad.
4. Escalabilidad y flexibilidad
Puede que al principio sean 1 o 2 personas las que usen el software ERP. ¿Pero y si tu empresa crece? Puede que más adelante necesites 10, 20 usuarios… crear áreas y equipos de trabajo diferenciados, con tareas distintas, configuraciones diversas.
El software ERP debe ser escalable y lo suficientemente flexible para no suponer un freno ante el crecimiento y los cambios que afecten a tu negocio.
5. Seguridad
Asegúrate que el proveedor de tu ERP cumple con los estándares Nacionales y Europeos de protección de datos. Infórmate sobre su política de actualizaciones, las medidas de seguridad que toman para salvaguardar la información e impedir el acceso no autorizado a la misma, así como la disponibilidad y acceso de los datos en todo momento por los usuarios autorizados.
La seguridad es aún más importante si cabe si el software y la información se almacena en la nube. Pregunta por sus medidas de protección ante ataques, de copias de seguridad, de redundancia de la infraestructura, etc.
6. Soporte técnico
Una vez implantando y funcionando tu software ERP, puede surgir algún problema técnico, algún fallo, dato que no puedas editar, acción que no puedas deshacer… Pregunta por el servicio de soporte técnico, cual es la forma o medios de contacto, disponibilidad del equipo de soporte y tiempos de respuesta ante incidencias.
7. Asesoramiento en la implantación del ERP
Algunos proveedores no sólo venden el software ERP, sino que ofrecen el servicio de asesorarte y acompañarte en la implantación, adaptación y personalización tanto del software ERP como de tus procesos.
Pregunta si ofrecen este servicio y su coste, ya sea mediante partners (colaboradores acreditados) o directamente por técnicos del desarrollador.
Contar con alguien experto que te guíe en el proceso de implantación del ERP a veces se convierte en algo indispensable.
8. Reputación del proveedor
¿El software ERP y el implantador son reconocidos? ¿o bien es una solución emergente? ¿es usado ampliamente en el mundo empresarial? ¿tiene mala reputación en internet?
Investiga la reputación y experiencia tanto del desarrollador del ERP como de la empresa que brinda soporte o ayuda en la implantación. Consulta referencias, reseñas, opiniones, noticias online, pregunta en asociaciones empresariales y asegúrate de que tengan una trayectoria sólida.
9. Demostraciones y pruebas
Antes de tomar una decisión final o adquirir licencias, solicita demostraciones del software ERP o versiones de prueba gratuitas. Esto te permitirá iniciar una toma de contacto con el software para evaluar su interfaz, facilidad de uso, principales funcionalidades, posibilidades de personalización… y determinar si cumple con tus necesidades y expectativas.
10. Costes
Evaluadas tus necesidades en cuanto a funcionalidades, módulos y número de usuarios, considera el coste total del software ERP, incluidos los de implementación, formación del personal, mantenimiento y soporte técnico.
Es un error habitual considerar únicamente el coste de las licencias por usuario, y no los otros costes asociados que acabamos de comentar.
Considerando todos estos aspectos podrás tomar una decisión informada, con criterio, y no equivocarte al elegir un software ERP para tu empresa.
Recuerda que soluciones de software ERP hay muchas, no hay una única mejor solución posible. Siempre hay que hacer un balance entre funcionalidades, personalización, facilidad de uso e implantación, soporte y coste.
En InfoGestión hemos tenido todo esto en cuenta y hemos apostado por la versatilidad y garantía que dan los productos de Sage, como Sage 50 o Sage 200. Hasta el punto de, como partner certificado, acompañar a nuestros clientes en la implantación, personalización, soporte y formación del personal en el uso de los ERP Sage, facilitando todo el proceso.
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