Muchas empresas siguen emitiendo sus facturas en papel, o en documentos digitales sin firmar ni certificar, como PDF.
La Factura Electrónica es similar a la de papel, pero varía su forma de emisión. Se crean y envían a través de un sistema informático que garantiza propiedades como la legitimidad y autenticidad, la integridad del contenido, el intercambio de las mismas, la legibilidad…
Las facturas electrónicas van firmadas digitalmente. Pueden generarse desde diversos programas de contabilidad y gestión de empresas, o de herramientas como Facturae, gratuita y desarrollada por el Gobierno de España.
Desde 2020 es obligatorio el uso de facturas electrónicas para las operaciones con las Administraciones Públicas. La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) extiende esta obligatoriedad a los pequeños negocios y autónomos, que deberán empezar a operar con facturas electrónicas, teniendo el inicio del año 2025 como horizonte para adaptarse.
El problema a falta de unos pocos meses para expirar este plazo, es que muchas PYMES aún no están preparadas para la factura electrónica.
Conoce más sobre la Factura Electrónica
Características y ventajas de la factura electrónica
Este sistema o formato de facturación introduce las siguientes ventajas:
- formato estándar: las facturas electrónicas serán documentos en formatos estándar como PDF o XML. En España es el XML Facturae.
- validez legal: en España irán firmadas digitalmente para asegurar la veracidad de la factura, la integridad del contenido y la autenticidad del origen.
- eficiencia y rapidez: procesamiento rápido tanto a la hora tanto de emitirlas, como al enviarlas o intercambiarlas con clientes o proveedores.
- reducción de costes: disminuye gastos de impresión, envío postal, almacenamiento de papel, etc.
- accesibilidad: facilita el acceso a las facturas desde cualquier lugar y momento disponiendo de conexión a internet.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Para operaciones con los Ayuntamientos y Administraciones Públicas, es obligatorio desde el año 2020, para cualquier empresa o autónomo.
Las empresas con facturación superior a los 8 millones de euros anuales, están obligadas a utilizar facturas electrónicas a partir de julio del 2024.
El resto de empresas (y autónomos) tiene de margen hasta principios de 2025.
La ley también permite una serie de excepciones al uso obligatorio de la factura electrónica:
- entre empresas y profesionales, siempre y cuando una de las dos partes ejerza su actividad fuera de España.
- clientes finales: no se verán afectados, ya que la obligatoriedad de factura electrónica es aplicable a autónomos y empresas.
Posibles sanciones por incumplir con la factura electrónica
La Ley Crea y Crece introduce multas de hasta 10.000€ por incumplir la normativa de obligatoriedad de emitir facturas digitales.
Hay otros aspectos sancionables relacionados con la factura electrónica, y sobre fiscalidad, que deberías conocer:
- hasta 3.000€ por no presentar la factura electrónica obligatoria. Esta cantidad puede ser superior en caso de reiteraciones.
- hasta 6.000€ por no conservar las facturas por el periodo mínimo exigido por la ley, de 4 años en la actualidad.
- hasta 24.000€ por incumplir las obligaciones contables y fiscales (idénticas a las que tiene cualquier otro tipo de factura).
- hasta 60.000€, según la gravedad de la situación, por vulnerar la privacidad de los datos que contienen las facturas.
¿Cómo emitir y enviar facturas electrónicas?
Muchos programas empresariales, como ERP, programas de contabilidad, de facturación… ya soportan el formato de factura electrónica obligatorio en España.
Configurándolos apropiadamente y cargando el certificado digital oportuno de la empresa, son capaces de generar facturas electrónicas.
Para presentar o emitir estas facturas, en España existe un punto general de entrada de facturas electrónicas, como puede ser FACe o FACeB2B.
Algunas de las aplicaciones empresariales, contables y de facturación más extendidas se integran en estas plataformas de puntos de entrada de facturas, pudiendo por tanto, no solo generarlas sino también presentarlas y enviarlas desde la propia aplicación.
Este es el caso por ejemplo de Sage50, que desde hace años permite la gestión y presentación de facturas electrónicas.
Archivar y conservar las facturas electrónicas
Empresas y autónomos están obligados a conservar los ficheros digitales de las facturas electrónicas durante al menos 4 años.
Para ello se puede recurrir a discos duros, almacenamiento en la nube… depende de la política de la empresa.
Eso sí, asegúrate de mantenerlas a salvo y hacer las correspondientes copias de seguridad.
Ayudas a la implantación de la Factura Electrónica
Implantar el sistema de facturación electrónica es una tarea de digitalización y transformación de la empresa. Por tanto, en la actualidad puede hacerse uso del programa del Kit Digital y de los fondos europeos asociados para abordar esta etapa.
En INFOGESTIÓN somos agente digitalizador autorizado del Kit Digital, además de Business Partner de Sage. Podemos asesorarte e implantar la factura electrónica en tu organización, además de digitalizar y transformar otros procesos claves de tu empresa si así lo deseas.
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