El Gobierno de España prevé aprobar en las próximas semanas un Real Decreto para dar luz verde al nuevo registro horario digital de los trabajadores. Esta medida, que refuerza las obligaciones introducidas por la reforma laboral de 2019, busca garantizar una mayor transparencia, trazabilidad y control en el cumplimiento de la jornada laboral.
Hace algo más de un año ya advertíamos en este mismo blog de las implicaciones de la nueva reforma laboral para tu negocio. Desde entonces, la normativa se ha ido perfilando, apostando por la digitalización obligatoria del registro horario y por una mayor capacidad de supervisión por parte de la Inspección de Trabajo.
Principales requisitos del nuevo registro horario digital
El nuevo decreto establecerá que el sistema de registro horario deberá cumplir con las siguientes condiciones:
- sea digital, verificable y con trazabilidad de los datos.
- permita a Inspección de trabajo el acceso remoto e inmediato.
- distinga entre tiempo efectivo, pausas y disponibilidad.
- incluya un portal del empleado que permita a cada trabajador consultar sus datos e histórico de horas.
- incluya mecanismos de control de modificaciones, registrando quien, cuándo y por qué se modifica un registro.
- haya mecanismos de autenticación, tanto para empleados, supervisores y autoridades competentes (Inspección de Trabajo)
- se excluye la identificación biométrica (huellas dactilares, iris el ojo, reconocimiento facial…) como métodos de autenticación.
Obligaciones vigentes que se mantienen
El nuevo Real Decreto no sustituye, sino que amplía las obligaciones actuales, que continúan plenamente vigentes. Las empresas deberán seguir:
- conservando los registros durante al menos 4 años.
- registrando el inicio y fin de la jornada laboral de cada trabajador.
- informando mensualmente de las horas extraordinarias realizadas.
- facilitando el acceso a los registros a empleados, sindicatos e Inspección de Trabajo.
El incumplimiento de estas obligaciones podrá suponer multas y sanciones de hasta 6.250€ por trabajador, además del riesgo reputacional y la pérdida de confianza interna.
Cómo prepararse para el nuevo registro horario digital
Para adaptarse a la nueva normativa y evitar sanciones, las empresas deberán tomar medidas de actualización tecnológica y organizativa. Algunos pasos recomendados son:
- Evaluar el sistema actual de fichaje y registro horario
- Adoptar una solución digital que cumpla con la nueva normativa, garantizando la trazabilidad y el acceso remoto.
- Establecer protocolos claros sobre pausas, interrupciones y registro de horas efectivas.
- Comunicar y formar al personal sobre el nuevo sistema, su correcto uso y las responsabilidades de cada parte
- Asegurar la protección de datos personales, cumpliendo con el RGPD y evitando prácticas invasivas.
- Designar un responsable que supervise la correcta aplicación del registro horario digital.
Oportunidad de mejora y modernización
El nuevo registro horario digital marcará un antes y un después en la forma en que las empresas españolas gestionan la jornada laboral.
Adaptarse a tiempo no solo evitará sanciones, sino que también representa una oportunidad para modernizar sistemas de gestión internos, reducir errores administrativos, ganar en eficiencia, control y confianza organizativa.
En Infogestión ayudamos a las empresas a implantar soluciones de registro horario digital seguras, verificables y adaptadas a la normativa. Si necesitas asesoramiento en este área tan crucial puedes contactarnos con total confianza.
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